KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE

İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ’Nİ GELİŞTİRME VAKFI’NIN

AYDINLATMA METNİ

A. Veri Sorumlusunun Kimliği ve Tanımlar

07.04.2016 tarihinde 6698 sayılı "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu" (Bundan böyle kısaca “Kanun” olarak anılacaktır.) yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Söz konusu kanun kapsamında Vakfımız İstanbul Teknik Üniversitesi’ni Geliştirme Vakfı, (Bundan böyle kısaca “VAKIF/VAKFIMIZ” olarak anılacaktır.) “Veri Sorumlusu” sıfatına sahip olup, bu sıfatın gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli uyum çalışmalarını gerçekleştirmektedir. İşbu bilgilendirme, Vakfımızın Kanun kapsamında aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni gerekli olduğu durumlarda Vakfımız tarafından güncellenecek ve güncel hali yayımlanacaktır.

Kanun kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veriyi kapsamaktadır. Kişisel verinin özel bir türü olan Özel Nitelikli Kişisel Veri, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri ile ilgili verileri ve biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

B. Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Vakfımız, kişisel verileri Kanun gereğince, aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla, tamamen veya kısmen otomatik ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve Kanunun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde bu metnin C ve D bendinde belirtilen amaçlarla işleyebilmekte ve aktarabilmektedir.

Vakfımız kişisel verileri,

• Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan Burs Başvuru Formu, Hibe Programı Başvuru Formu, Bağış Formu, Akademik Teşvik Başvuru Portalleri gibi kanallar ile Vakfımızın birimleri ve ofisleri, çağrı merkezi, internet sitesi, sosyal medya mecraları ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik ortam da dahil olmak üzere kısmen veya tamamen otomatik olan veya olmayan diğer çeşitli toplama yöntemleri ile,
• Vakfımıza elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırılan belgeler ile,
• Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multimedya mesajları, bilgi formları da dahil ve sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığı ile,
• Referans kişiler aracılığı ile,
• Vakfımızın çalıştığı danışmanlık şirketleri aracılığıyla,
• İletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Vakfımız tarafından yapılan araştırmalar ile,

toplanmaktadır.

İşbu amaçlarla toplanan kişisel verileriniz kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, özlük bilgileriniz, gerekli olduğu kadarıyla sağlık bilgileriniz, aile bireyleri ve yakınlarının bilgileri, çalışma bilgileriniz, eğitim bilgileriniz, banka hesap numarası ve malvarlığı verisi gibi finansal bilgileriniz, teknik, görsel ve işitsel bilgiler, referans bilgileri gibi bilgilerdir.

Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile Vakfımız tarafından kişisel bilgilerinizin güncellenmesi talep edilebilir. Tarafınızdan da, bilgilerinizde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde söz konusu bilgileri Vakfımıza iletmeniz beklenmektedir. Vakfımız, hiçbir koşulda tarafınızca sunulan yanlış bilgiden sorumlu tutulamaz.

C. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda Kanuna uygun olarak işlenebilmektedir.

• Vakfımızın vakıf senedinde yer alan amaçları ve hizmet konuları doğrultusunda sağlanacak hizmetlerin yasal çerçevede tam ve zamanında sunulabilmesi.
• Mevzuata uygun olarak Vakfımız bünyesinde bağış ve yardımların alınması.
• Vakfımız tarafından burs imkanlarının sağlanması.
• İstanbul Teknik Üniversitesi’ne, öğretim üyelerine ve öğrencilerine destek olmak amaçlı bağış taahhütlerinin alınması.
• Vakfımızın vakıf senedine uygun olarak yardımlarda bulunulması.
• Vakfımızın kongre, seminer, sempozyum, konferans, kurs, sergi de dahil etkinlik ve organizasyon yönetim süreçlerinin icra edilebilmesi için ilgili kişilerle yazılı, sözlü ve elektronik ortamda iletişimin sağlanması amacıyla iş birimleri tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi.
• Bedelli veya bedelsiz süreli veya süresiz yayınlar yapılması.
• Sözleşme ve mevzuattan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilmesi amaçlarıyla, faaliyetleri yürütmek üzere hizmet aldığımız iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, İstanbul Teknik Üniversitesi, İstanbul Teknik Üniversitesi Mezunlar Derneği, İstanbul Teknik Üniversitesi Mezunlar Ofisi, İstanbul Teknik Üniversitesi Burs Ofisi de dahil işbirliği yaptığımız program ortağı kuruluşlara ve kanunen yetkili kılınan mercilere karşı hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirebilmesi.
• Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması.
• Vakfımızın kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi.
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması.
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi.
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi.
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ve yasal yükümlülüklerin ifa edilmesi (Vakıflar Kanunu, Vakıflar Yönetmeliği, vergi mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat ve sair ilgili mevzuat).
• e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye ile ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi.

D.İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

İşlenen kişisel verileriniz zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile yurtiçinde veya yurtdışında,

• Sözleşme ve mevzuattan doğan sorumlulukların eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilmesi amaçlarıyla, faaliyetleri yürütmek üzere hizmet aldığımız iş ortaklarımızla, tedarikçilerimizle, İstanbul Teknik Üniversitesi, İstanbul Teknik Üniversitesi Mezunlar Derneği, İstanbul Teknik Üniversitesi Mezunlar Ofisi, İstanbul Teknik Üniversitesi Burs Ofisi de dahil işbirliği yaptığımız program ortağı kuruluşlarla ve kanunen yetkili kılınan mercilerle,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarıyla,
• Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
• Vakfımız adına veri işleyen (IT desteği veren, trafik/müşteri memnuniyeti ölçümleme, profilleme ve segmentasyon desteği veren, satış ve pazarlama alanında sms, mailing, arşivleme başta olmak üzere kişisel verilerin işlenmesi gereken konularda destek veren) firmalarla,
• Vakfımızın kullandığı bilişim teknolojileri gereği başta AB ülkeleri olmak üzere yurtdışında bulunan sunucular ve bu sunucu desteğini veren firmalar ile bulut bilişim kullanılan durumlarda bulut bilişim hizmetini veren firmalarla,
• İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarıyla, bağımsız denetim firmalarıyla, mali müşavir/muhasebe firmalarıyla, hukuk bürolarıyla,
• Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargo firmalarıyla,
• Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla,

paylaşılabilir.

E.İlgili Kişinin Hakları

Kanun kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verileriniz aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.
• Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, Kanun kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Talebinizce düzeltilen veya silinen veya yok edilen kişisel verilerinizin, eğer aktarılmışsa, aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle sizin aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için, aşağıda yer alan bilgileri içeren talebinizi konuya ilişkin varsa bilgi ve belgeleri de ekleyerek “İTÜ Geliştirme Vakfı İ.T.Ü Ayazağa Yerleşkesi, Koru Yolu ARI 3 Binası No:B204 34396 Maslak/İstanbul-Türkiye” posta adresimize imzalı ve yazılı olarak veya elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle kvkk@itugvakif.org.tr e-posta adresimize gönderebilirsiniz. Aşağıdaki linkte yer alan örnek başvuru formunu da kullanabilirsiniz.

Başvurunuzda bulunması zorunlu bilgiler aşağıdadır:

1. Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza.
2. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası.
3. Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
4. Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
5. Talep konusu.

Bu kapsamda yapacağınız başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, tarafınıza yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Ayrıca, başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde, Vakfımız tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçemez. Başvurunun, Vakfımızın hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret tarafınıza iade edilir.

İlgili Kişi Başvuru Formu için tıklayınız.